직장 생활에서 이메일은 아마도 가장 중요한 의사 소통 수단 중 하나 일 것입니다. 당신은 매일 그것을하고 당신이 나와 같은 것이면 익사하는 것입니다.

물론 이메일 관리를 위해 하루에 특정 시간 또는 이틀을 바칠 수 있습니다. 그러나 모든 답장에 10 분 이상을 보내면 이메일이 곧 하루 종일 처리되므로 Gmail 알림을 사용 중지해도 문제가 해결되지 않습니다.

그렇기 때문에 답장을 받고 글쓰기까지 몇 분 이상 걸리지 않는 전문적인 이메일을 작성하는 법을 배우는 것이 필수적입니다. 운 좋게도 오늘날에는이를 달성하기 위해 훌륭한 작가 나 생산성 전문가가 될 필요는 없습니다. 올바른 전략과 그에 맞는 도구를 찾는 것이 중요합니다.

이메일 템플릿 설정 (준비된 답변)

전자 메일 템플릿을 만들면 전자 메일을 통해 동일한 질문이나 의견이있는 사람의 시간을 절약 할 수 있습니다. 미리 준비된 답변을 설정하는 데 하루가 걸리면 더 이상 하루에 10 번 같은 답글을 작성할 필요가 없습니다. Gmail과 Outlook에는이 기능이있어 시간을 절약하고 이메일을 무료로 자동화 할 수 있습니다.

몇 번의 클릭만으로 Gmail에서 전문 이메일 템플릿을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

  • 계정에 로그인 한 후 톱니 바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택한 다음 고급으로 이동하여 템플릿 옵션 옆에있는 사용을 클릭하십시오. 페이지 하단으로 스크롤하여 변경 사항을 저장하십시오.
  • 이제 자신 만의 이메일 템플릿 작업을 시작할 수 있습니다. 새 이메일에 저장하려는 텍스트를 입력하십시오. 그런 다음 오른쪽 하단에서 3 개의 수직 점을 클릭하고 템플릿을 선택하여 초안을 템플릿으로 저장하십시오.

빠른 2-3 문장 응답뿐만 아니라 긴 단락을 포함하는 응답에 대한 템플릿을 만들 수 있습니다. 앞으로 얼마나 많은 시간을 절약 할 수 있을지 놀랄 것입니다.

네트워킹 이메일

문제가 이메일 템플릿을 사용하지 않고 템플릿을 생성하는 경우 네트워킹 이메일을 사용하십시오. 전문 네트워크를 성장시키는 데 도움이되는 수십 가지 이메일 템플릿이 포함 된 웹 도구입니다.

Resume Worded에서 만든 네트워킹 이메일은 커뮤니케이션을 최적화하는 데 유용한 리소스입니다. 그들이 제공하는 템플릿의 예로는 콜드 / 웜 소개, 비 응답자 후속 조치, 감사 노트 작성 등이 있습니다.

각 템플릿에는 수신자와의 커뮤니케이션을 향상시킬 수있는 유용한 팁과 제안이 포함되어 있습니다.

검색 버튼을 사용하거나 목록을 탐색하여 올바른 이메일을 찾을 수 있습니다. 그런 다음 남은 일은 메시지 상자에 복사하여 붙여 넣기하고 몇 가지 세부 사항을 변경하는 것입니다.

워드 카운터 플러스

하루에 10 개가 넘는 이메일을 쓰는 사람이라면 짧고 달콤한 이메일을 유지하는 것이 중요합니다. 따라서 너무 긴 이메일을 자주 받으면 단어 카운터 도구를 사용하여 자신을 중지하는 것이 좋습니다. Chrome 확장 프로그램 Word Counter Plus가 도움이 될 수 있습니다.

이메일에서 텍스트를 강조 표시하고 한 번의 클릭으로 사용한 단어 및 문자 수를 얻으십시오. 그런 다음 전자 메일 작성을 계속하거나 두 부분으로 구성된 전자 메일을 마무리합니다.

초안지도

더 잘 작성하는 데 도움이되는 많은 유용한 도구를 찾을 수 있으므로 전자 메일을 교정하고 다시 쓰는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. DraftMap은 그중 하나입니다. Grammarly 또는 Hemingway를 생각하고 불필요한 단어 반복을 확인하고 하나의 글쓰기 스타일을 고수하도록 도와줍니다.

이 Chrome 확장 프로그램은 작문에 대한 색상으로 제안 된 실시간 제안을 제공합니다. 수동 음성, 오타, 진부한 소리 및 전자 메일의 가독성에 대한 조언을 피하는 데 도움이됩니다. 모든 제안은 어니스트 헤밍웨이의 글쓰기 규칙에 근거합니다. DraftMap은 모든 프로세스가 전자 메일 작성 상자에서 바로 수행되므로 특히 편리합니다.

이메일 편집을 마친 후에도 여전히 단어를 강조 표시해도 걱정하지 마십시오. 수신자는 색상을 볼 수 없으며 제안은 나에게만 표시됩니다.

귀하의 이메일이 더 나을 수 있습니다

귀하의 이메일은 더 나을 수 있습니다 최고의 이메일 관행에 대해 모든 사람을 교육하여 이메일 관리에 소요되는 시간을 줄 이도록 설계된 온라인 도구입니다.

전문 이메일을 작성할 때 특정 규칙을 따릅니다. 메시지에 제목이 분명하거나 불필요한 첨부 파일이없는 것을 확인하십시오. 사람들이이 규칙을 얼마나 자주 위반하는지에 놀랄 것입니다. 결과적으로 양 당사자가 더 많은 시간과 노력을 소비하게됩니다.

귀하의 이메일이 더 나을 수 있습니다. 10 가지 일반적인 결함 목록이 있습니다. 각 요점에는 이메일을 개선하는 방법에 대한 설명과 예가 제공됩니다. 동료에게 이러한 규칙에 대해 알리고 싶지만이를 수행하는 방법을 모르는 경우에 유용합니다. 당신은 당신의 자신의 단어를 사용하거나 당신의 요점을 설명하기 위해 더 나은 전자 메일에 대한 링크를 보낼 수 있습니다.

우리는 모두 이메일이 완전히 자동화되어 관심을 전혀 갖지 않기를 바랍니다. 그것이 오늘날에는 가능하지는 않지만, 모든 작은 도움이됩니다. 이메일 길이를 줄이거 나 글을 쓸 때 타이밍을 정하든 규칙을 정한 후에는 첫 번째 개선 사항을 알 수 있습니다.

오랜 시간이 걸리는 이메일 작성을 중단 할 수 없다면 이메일을 완전히 포기해야 할 때입니다. 대신 CRM (고객 관계 관리자) 또는 Slack을 사용하여 동료와 메시지를 교환하십시오. 다른 것이 없다면 이메일에 더 적은 시간을 할애 할 수 있습니다.