때로는 많은 다른 사람들에게 보낼 서신을 만들고 싶을 수도 있지만 인사말, 이름, 주소 등과 같은 부분은 각 주소 수신자별로 개별화되기를 원합니다. Word에서 즉, 양식 편지를 작성해야한다는 것을 의미합니다.

양식 편지를 시작하기 전에 포함하려는 모든 필드가있는 데이터베이스가 이미 설정되어 있는지 확인해야합니다. 데이터베이스는 이름, 성, 주소 등의 열이있는 Excel 스프레드 시트처럼 간단 할 수 있습니다.

Word는 Excel, Access 및 텍스트 문서에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 아직 데이터베이스 설정이없는 경우 Word 내에서 언제든지 데이터베이스를 만들 수 있습니다.이 방법을 보여 드리겠습니다.

Word에서 양식 편지 만들기

시작하려면 아래의 크리스마스 글자 예와 같이 표준 텍스트가있는 문서를 만드십시오.

맨손 편지

인사말, 주소 등이 없는지 나중에 양식 양식의 필드로 추가하기 때문입니다. 가장 먼저해야 할 일은 메일 링 탭에서 수신자 선택을 클릭하는 것입니다.

받는 사람 선택

여기에서 편지를받을 사람을 추가하거나 데이터베이스 파일에서 목록을 가져옵니다.

받는 사람 드롭 다운

Word 자체 내에 목록을 만들려면 새 목록 입력을 클릭하면됩니다. 가져 오려면 기존 목록 사용을 클릭하십시오. 이 예에서는 목록을 입력하면됩니다.

주소리스트

참고 :받는 사람 목록을 저장하면 만들 데이터 파일을 저장할 하드 드라이브의 위치를 ​​묻는 메시지가 나타납니다.

수신자 목록을 저장하면 메일 링 리본에있는 많은 아이콘을 클릭 할 수 있습니다.

양식 편지에 필드를 추가하려면 문서에서 지점을 클릭하여 필드를 배치 할 위치를 지정한 다음 주소 블록을 클릭하십시오.

주소 블록

주소 블록 삽입 대화 상자가 나타납니다.

확인을 클릭하여 기본 형식으로 이동하면 다음과 같은 내용이 표시됩니다.

주소 블록 삽입

그런 다음 주소 블록 뒤에 Enter를 추가하여 텍스트를 한 줄 아래로 이동 한 다음 인사말 줄 아이콘을 클릭하십시오.

인사말 라인 아이콘

인사 장 삽입 대화 상자가 나타납니다.

단어 인사말 라인

다시 한 번 기본 형식으로 이동하고 확인 버튼을 클릭하십시오.

다음으로 말하는 곳을 강조 표시하십시오 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 단락을 선택한 다음 같은 스타일의 단락 사이에 공백을 추가하지 않음 옆의 확인란을 선택합니다.

이렇게하면 주소 블록의 각 부분 사이에 빈 줄이 아닌 주소 블록이 올바르게 끊어집니다.

공간 단어를 추가하지 마십시오

그런 다음 리본의 메일 링 탭에있는 미리보기 결과 아이콘을 클릭하십시오.

결과 미리보기

주소 블록 필드 표시기 대신 Word 문서에 실제 내용이 표시됩니다.

첫 미리보기

미리보기가 완료되면 미리보기 결과 아이콘을 클릭하여 미리보기를 끕니다. 다음으로 다른 필드를 추가하는 방법을 보려면 문서에서 해당 위치를 찾은 다음 병합 필드 삽입 아이콘을 클릭하십시오.

인스턴트 병합 필드 아이콘

다음과 같은 것을 얻어야합니다.

인스턴트 필드

국가 또는 지역을 선택한 다음 삽입 버튼을 클릭하십시오.

필드 삽입 병합

미리보기 결과 아이콘을 다시 클릭하여 모양을 확인하십시오. 아래에 내 예가 있습니다.

국가 추가 미리보기

양식 편지가 올바르게 설정되었으므로 규칙 설정과 같은 고급 작업을 수행 할 수 있습니다. 규칙을 사용하면 특정 수신자에게 일부 텍스트를 표시하고 다른 사람에게는 숨길 수 있습니다. 시작하려면 규칙 버튼을 클릭하십시오.

규칙

Ask, Fill-in 등과 같은 여러 옵션이있는 드롭 다운 메뉴가 표시됩니다.

규칙 드롭 다운

이 예에서는 If… Then… Else를 선택하면 다음과 같은 대화 상자가 나타납니다.

편지 병합 규칙

필드 이름 :을 Country_or_ Region으로 변경하고 비교 대상 : 필드에 USA를 입력하십시오. 그런 다음이 텍스트 삽입 상자에 텍스트를 추가하고 그렇지 않으면이 텍스트를 삽입하십시오.

이 예에서 수취인이 미국에 거주하는 경우 메리 크리스마스 텍스트가 편지에 삽입되고 다른 사람에게는 계절 인사말 메시지가 표시됩니다.

확인 버튼을 클릭 한 다음 미리보기 결과 버튼을 클릭하면 다음과 같이 표시됩니다.

메리 크리스마스 메시지 추가

다음으로 미리보기 결과 섹션을 참고하십시오.

미리보기 결과 섹션

여기에서 숫자의 왼쪽과 오른쪽에있는 화살표 단추 (미리보기 결과가 켜져있을 때)를 클릭하면 발송 될 모든 문자를 스크롤 할 수 있습니다. 이 방법으로 인쇄하거나 이메일을 보내기 전에 모든 편지를 바로 볼 수 있습니다.

참고 : 규칙에서 필드 일치 메뉴는 데이터베이스의 필드 이름을받는 사람 목록의 헤더 이름과 일치시키기위한 것입니다.

또한 문서에서 필드를 삽입 한 위치를 쉽게 확인할 수 있도록 필드 병합 필드 단추를 사용하십시오.

하이라이트 필드

재량에 따라 켜고 끌 수있는 토글입니다. 마지막으로 편지에 만족하면 마침 및 병합 아이콘을 클릭하십시오.

마무리 및 병합

이 드롭 다운 메뉴에는 세 가지 옵션이 있습니다.

완료 및 병합 드롭 다운

개별 문서 편집을 선택하면 Word에서 모든 문자를 하나의 큰 문서로 병합하여 인쇄하거나 전자 메일로 보내기 전에 살펴볼 수 있습니다.

보시다시피 Word로 양식 편지를 작성하는 것이 더 이상 번거롭지 않고 문서를 빠르고 쉽게 작성하고 보낼 수 있습니다. 궁금한 점이 있으면 언제든지 의견을 말하십시오. 즐겨!